Ein Kommunikationsplan beschreibt, was eine Organisation mit den von ihr gesendeten Informationen erreichen möchte. Es listet Ziele, die zur Erstellung von Mitteilungen verwendeten Tools und die beabsichtigten Empfänger auf. Der Plan beschreibt, welche Informationen geteilt und wie sie verteilt werden. Der Plan identifiziert auch die Personen, die für die Erstellung und Verwaltung von Informationen verantwortlich sind, wann diese kommuniziert und wo Aufzeichnungen gespeichert werden sollen.
Inhalt
Die Kommunikation umfasst Printpublikationen, Konferenz- und PR-Material, Rechtsdokumente und Online-Inhalte. Andere Arten der Kommunikation umfassen Umfragen, Berichte, Reden und andere Unternehmensdokumente. Zu den Marketingkommunikationsarten gehören Projektnewsletter, Testimonials, Präsentationen und andere Werbematerialien. Typische Mechanismen zur Übermittlung einer Nachricht sind Poster, Broschüren und Websites. Der Kommunikationsplan enthält normalerweise einen Kalender, der angibt, wann die Kommunikationsmaterialien verfügbar sein werden. Darüber hinaus definiert der Plan eine Methode, um zu messen, wie gut die Kommunikation funktioniert hat.
Zweck
Ein Kommunikationsplan dient als proaktive Maßnahme, um sicherzustellen, dass jeder rechtzeitig über die richtigen Informationen verfügt. Der Plan beschreibt, wer jede Art von Kommunikation produziert und wie oft sie aktualisiert oder verteilt wird. Durch die Priorisierung der Kommunikationsanforderungen kann das Unternehmen ermitteln, wie viel Zeit für diese Aufgaben in der gesamten Organisationsplanung aufgewendet werden muss.
Publikum
Der Kommunikationsplan legt die Arten von Nachrichten fest und wer sie erhalten soll. Die eindeutige Identifizierung des Publikums und seiner Bedürfnisse erleichtert das Schreiben der Kommunikation erheblich. An Mitarbeiter gerichtete Newsletter sollten beispielsweise Einzelheiten zu bevorstehenden Veranstaltungen enthalten, herausragende Leistungen anerkennen und Beiträge zu Leitbildern und anderen Diskussionspunkten der Organisation einholen.
Lieferung
Multimedia-Präsentationen, aufgezeichnete Schulungsveranstaltungen, Podcasts und Social-Media-Technologie-Tools wie Wikis, Blogs und Foren stellen sicher, dass die Teilnehmer alle benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten. In zeitkritischen Situationen werden durch das schnelle Senden von Informationen per Sprache, Text und E-Mail alle schnell benachrichtigt, die besten Entscheidungen getroffen und alle Personen informiert und involviert.
Revisionshistorie
Das Hinzufügen einer Revisionshistorie zu einem Kommunikationsplan stellt sicher, dass Änderungen der Kommunikationsstrategie dokumentiert werden. Durch die Bewertung der für die Kommunikation verwendeten Tools und Techniken kann das Unternehmen Best Practices festlegen und die erfolgreichen Strategien für die nächsten Bemühungen wiederverwenden, wodurch Zeit und Geld gespart werden.
