Ein Geschäftsbericht dient in erster Linie der Kommunikation von Informationen. Ein Brief kann auch Informationen vermitteln, fasst aber normalerweise Informationen zusammen. Während ein Brief an bestimmte Empfänger gerichtet ist, kann ein Bericht an Personen außerhalb des Unternehmens gesendet oder veröffentlicht werden. Berichte werden häufig so formatiert, dass sie von einem Berichtszeitraum zum anderen konsistent sind, damit Informationen verglichen werden können. Wenn Mitarbeiter, die Berichte ausfüllen, einen Umsatz erzielen, erleichtert die Einheitlichkeit einer Berichtsvorlage dem Unternehmen die Aufrechterhaltung einer einheitlichen Berichtspraxis.
Länge
Ein Faktor bei der Entscheidung, ob Sie einen Geschäftsbericht oder einen Geschäftsbrief verwenden, ist die Länge der Informationen, die Sie kommunizieren müssen. Ein Geschäftsbrief ist in der Regel zwischen einer und drei Seiten lang. Wenn Sie längere Informationen vermitteln, sind sie besser lesbar, wenn sie als Bericht mit Übersicht, Überschriften und einem Fazit formatiert sind. Lange Berichte sollten ein Inhaltsverzeichnis enthalten, um den Leser zu unterstützen.
Publikum
Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist Ihr Publikum. Wenn die von Ihnen gesammelten Informationen nur von wenigen Personen überprüft werden, fügen Sie sie in ein Schreiben mit Ihren persönlichen Kommentaren ein. Wenn Sie jedoch Informationen zusammenstellen, die von vielen Personen gelesen oder in Zukunft von Personen außerhalb Ihres Unternehmens referenziert werden, verwenden Sie einen Geschäftsbericht. Finanzdaten können beispielsweise von Aktionären, Buchhaltern, Anwälten und Regierungsbehörden Ihres Unternehmens überprüft werden.
Art der Informationen
In Tabellen, Listen, Tabellenkalkulationen oder Formularen zusammengestellte Daten passen besser in einen Geschäftsbericht als in einen Brief. Wenn Sie Grafiken oder Diagramme einfügen, verwenden Sie ebenfalls einen Bericht. Ein großes Forschungsprojekt wie eine Machbarkeitsstudie sollte in einen Bericht aufgenommen werden, da es das Format bietet, um erhebliche Mengen an Forschungsdaten, Statistiken, Methoden und Ergebnissen zu skizzieren. Ein Brief hingegen ist nützlich, um eine kurze Zusammenfassung der Forschung zu vermitteln. Andere Arten von Informationen, die normalerweise in einem Bericht kommuniziert werden, sind strategische Pläne, Verkaufsberichte, Compliance-Berichte und Marketingpläne.
Formalität
Verwenden Sie einen Geschäftsbericht anstelle eines Briefes, wenn Ihr Schreiben formell ist. Während Sie in einem Brief „ich“ oder „du“ frei verwenden können, ist ein Bericht weniger persönlich. Ein Bericht ist in einem objektiven Ton verfasst und berichtet eher über Fakten als über Meinungen. Wenn Sie dem Bericht eine Stellungnahme beifügen möchten, schreiben Sie dies in einem Begleitschreiben zum Bericht. Wenn die von Ihnen präsentierten Materialien Zitate aus externen Quellen erfordern, ist ein Bericht auch dafür das geeignete Format. Platzieren Sie Zitate je nach dem von Ihrem Unternehmen bevorzugten Stil im Text des Berichts, in Fußnoten oder am Ende des Berichts.
