Es ist immer noch möglich, ein Unternehmen ohne Computer zu führen, aber es müsste ein sehr kleines Unternehmen sein und Sie würden die Dinge definitiv auf die harte Tour machen. Da Sie wahrscheinlich sowieso Computer in Ihrem Unternehmen haben, ist es sinnvoll, den Wert zu maximieren, den Sie von ihnen erhalten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Ihr Inventarsystem zu computerisieren. Sie können den Computer nur verwenden, um das Führen von Aufzeichnungen zu beschleunigen, oder je nach Ihren Anforderungen zu einem vollständigen Echtzeit-Inventarsystem wechseln. In beiden Fällen profitieren Sie jedoch von der Computerisierung.
Periodische vs. Perpetual Inventory Systeme
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Ihr Inventar zu verwalten. Eine Möglichkeit besteht darin, sie in regelmäßigen Abständen physisch zu zählen und dann Ihr tatsächliches Inventar mit den in Ihren Büchern angezeigten Zahlen abzustimmen, nachdem Sie eingehende Bestellungen und ausgehende Verkäufe berücksichtigt haben. Diese Methode profitiert in vielerlei Hinsicht von der Computerisierung. Wenn Ihr Unternehmen jedoch klein genug ist, können Sie es mithilfe von Stiften und Papier vollständig "old school" halten.
Unternehmen mit größeren zu verwaltenden Lagerbeständen und einem höheren Produktumschlag bevorzugen im Allgemeinen ein sogenanntes System der ständigen Lagerbestände. Diese Art von System verfolgt Ihre Verkäufe und Bestellungen in Echtzeit und aktualisiert Ihre Inventaranzahl bei jeder Transaktion. Hier zeigen sich die Vorteile der Computerisierung am deutlichsten.
Schnelles, genaues Zählen
Selbst wenn Sie ein permanentes Inventarsystem verwenden, müssen Sie gelegentlich eine physische Zählung durchführen, um sicherzustellen, dass Ihre Inventaraufzeichnungen korrekt sind. Einer der größten Vorteile eines computergestützten Inventarsystems besteht darin, dass es eine schnellere und genauere Zählung ermöglicht.
Das Scannen von Barcodes oder QR-Codes ist schneller und einfacher als das manuelle Aufschreiben von Bestandsnummern oder das Durchblättern von Seiten mit Inventarblättern, um nach dem richtigen Artikel zu suchen. Es bedeutet auch, dass Sie diese Zahlen nicht manuell in Ihre Buchhaltungssoftware oder Inventardatenbank übertragen müssen, was eine weitere mögliche Fehlerquelle und mehrere Stunden Dateneingabezeit eliminiert. Stattdessen ist es ein schneller elektronischer Upload.
Besserer Empfang und Versand
Computergestützte Bestandssysteme vereinfachen den Versand und den Empfang von Bestellungen und lassen weniger Raum für Fehler. Sie können das Produkt einfach nach Erhalt in das Inventar scannen und es wird in Ihrem Lagerbestand angezeigt. Auf die gleiche Weise können Sie beim Versenden einer Bestellung an Ihre Kunden jeden Artikel aus dem Inventar scannen.
Im Einzelhandel machen Ihre Kassierer dasselbe, indem sie jeden verkauften Artikel durchwischen oder scannen. Sie müssen Ihre Mitarbeiter weiterhin schulen, um den Inhalt jedes Felds anhand der Bestellung oder Rechnung zu überprüfen. Sie müssen jedoch noch einen oder mehrere Dateneingabeschritte eliminieren, bei denen Fehler auftreten können.
Reduzierter Schwund und fehlendes Inventar
Jedes Mal, wenn Sie Ihr Inventar zählen, werden Sie feststellen, dass etwas von dem, was Sie haben sollen, einfach nicht da ist. Dafür gibt es eine Reihe möglicher Gründe: Ladendiebstahl und Mitarbeiterdiebstahl stehen an erster Stelle. Ihre eigenen internen Verwaltungsfehler und Lieferantenbetrug sind ebenfalls wichtige Faktoren.
Laut Zahlen einer Umfrage der National Retail Federation aus dem Jahr 2017 machen sie zusammen mehr als 26 Prozent des Schwunds aus, was sich zu echtem Geld summieren kann. Computergestützte Inventarsysteme reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei Ihren Zähl-, Versand- und Empfangsprozessen und können dazu beitragen, diese Zahl zu senken.
Bessere Bestandsverwaltung
Wenn Sie ein periodisches Inventursystem verwenden, ist Ihre Buchbestandszählung in der Regel veraltet, wenn Ihr Buchhalter die Daten aktualisiert hat. Dies bedeutet, dass Sie immer mindestens eine kleine Menge zusätzlichen Lagerbestands mitführen müssen, um Ihren voraussichtlichen Umsatz oder Ihre geplante Produktion zu decken, wenn Sie ein Restaurant oder ein Hersteller sind. Das bindet Geld und Speicherplatz, den Sie sonst zur Verfügung hätten.
Mit einem computergestützten ewigen Inventarsystem kennen Sie Ihre Lagerbestände immer auf einen Blick. Möglicherweise können Sie weniger Lagerbestände führen oder sogar zu einem vollwertigen Just-in-Time-Inventarsystem wechseln, bei dem die Produkte von Ihren Lieferanten nach Bedarf ankommen. Das kann eine echte Kostenersparnis darstellen.
Informationen zum Echtzeit-Management
Einer der entscheidenden Vorteile eines computergestützten permanenten Inventarsystems besteht darin, dass es Ihnen die benötigten Verwaltungsinformationen in Echtzeit zur Verfügung stellt. Dies geht über die aktuellen Verkaufszahlen und Lagerbestände hinaus und ist das Herzstück Ihrer Geschäftstätigkeit. Berücksichtigen Sie beispielsweise Ihre Kosten für verkaufte Waren (COGS). Diese Zahl misst, wie effizient Sie Ihre Lieferungen in Umsatzerlöse umwandeln, oder im Falle eines Einzelhändlers, welche Margen Sie mit den von Ihnen verkauften Produkten erzielt haben.
In einem periodischen Inventursystem kennen Sie Ihre COGS erst am Ende eines Inventurzyklus wirklich, wenn Sie Ihr Inventar physisch gezählt haben und Ihr Buchhalter die Berechnung durchführen kann. Dazwischen arbeiten Sie von einer Kostenflussannahme, die kaum mehr als eine "beste Vermutung" darstellt. Mit einem Perpetual Inventory System haben Sie jederzeit einen aktuellen COGS im Blick, sodass Sie auftretende Probleme erkennen und beheben können.
