Laut Project Management Institute Inc. ist Projektmanagement eine Sammlung von Aktivitäten, bei denen Werkzeuge, Wissen, Fähigkeiten und Techniken verwendet werden, um die Anforderungen eines Projekts zu erfüllen. Unternehmen können Projekte nutzen, um ein neues Produkt zu entwickeln, einen Prozess zu ändern oder Probleme zu lösen. Ein erfolgreiches Projekt besteht aus fünf Phasen. Projektteams erledigen in jeder Phase bestimmte Aufgaben, um die Projektziele zu erreichen.
Projektauswahl
In dieser Phase wählt das Projektteam das Projekt aus und entscheidet, ob es der Organisation zugute kommt. Sie definieren den Umfang des Projekts und die gewünschten Ergebnisse. Vor Beginn eines Projekts entscheidet das Team, ob das Projekt realistisch ist und innerhalb der drei wichtigsten Projektbeschränkungen Zeit, Geld und Umfang abgeschlossen werden kann.
Projektplanung
Diese Phase ist die längste und wichtigste des Projektzyklus. Ohne eine angemessene Umfangsplanung hat ein Projekt nur geringe Erfolgsaussichten. Die Teammitglieder müssen ein Budget festlegen, Zeitpläne festlegen und Ressourcen und Hindernisse für den Erfolg identifizieren. Das Team überprüft die Verfügbarkeit von Ressourcen, Materialien und Fachwissen, die für die termingerechte Fertigstellung des Projekts von entscheidender Bedeutung sind. Projektteams sollten die erforderliche Zeit damit verbringen, ein Projekt zu planen und Planänderungen vorzunehmen, bevor sie mit der nächsten Phase fortfahren. Das Team kann Projektpläne schriftlich verfassen, um Rollen, Verantwortlichkeiten und Projektfristen zu klären.
Projekt Rollout und Ausführung
Sobald der Projektplan vorliegt, rollt das Team das Projekt aus. Der Projektleiter sollte jedem Teammitglied Rollen und Verantwortlichkeiten mitteilen und Zeitpläne und individuelle Fristen klären. Einzelpersonen oder Subteams bearbeiten ihre Aufgaben gemäß dem Projektplan. Die Teammitglieder müssen in dieser Phase regelmäßig kommunizieren, um sicherzustellen, dass die Projektaufgaben pünktlich und gemäß den Spezifikationen erledigt werden.
Projektüberwachung und -steuerung
Während dieser Phase überwacht der Projektmanager die Projektzeitleiste, den Projektplan und die Leistung der Teammitglieder. Er kann Projektüberprüfungssitzungen einberufen und regelmäßige Projektleistungsberichte anfordern. Er ist dafür verantwortlich, das Projektbudget zu überwachen, festzustellen, ob wesentliche Einschränkungen den Erfolg des Projekts beeinträchtigen und notwendige Anpassungen des Projektplans vorzunehmen.
Projektende
Im Gegensatz zu einem kontinuierlichen Prozess hat ein Projekt einen Anfang und ein Ende. Diese Phase wird oft übersehen, ist aber eine wichtige Aufgabe, die das Projekt beendet und das Projektteam von weiteren Verpflichtungen entbindet. Projekte können enden, wenn alle Ziele erreicht sind oder auf Wunsch des Kunden, der Geschäftsleitung oder des Projektleiters. Das Projektteam oder der Teamleiter kann sich mit Kunden oder der Geschäftsleitung treffen, um die Projektergebnisse zu überprüfen und Erfolge zu feiern.
