So finden Sie heraus, was in der Buchhaltung unter- oder überbewertet wird

Ihre Buchhaltung kann auf viele verschiedene Arten durchdrehen. Jedes Mal, wenn Sie Änderungen vornehmen – neue Buchhaltungsmethoden, neue Software – können Sie versehentlich Einnahmen oder Ausgaben falsch angeben. Wenn Sie Schätzungen vornehmen, kann dies leicht zu über- oder unterbewerteten Einnahmen führen. Wenn Ihre Mitarbeiter zu irgendeinem Zeitpunkt grundlegende Vorsichtsmaßnahmen überspringen, besteht auch die Gefahr von Problemen. Ihre Abschlüsse für einen bestimmten Zeitraum müssen genau sein, daher ist es ein Muss, falsche Angaben zu erkennen.

Schätzungen erstellen

Schätzungen neigen von Natur aus dazu, die zukünftige Leistung Ihres Unternehmens zu über- oder zu unterschätzen. Erfolgsrechnungen müssen potenzielle Umsatzeinbußen aus Verkaufsretouren und von Kunden, die ihre Rechnungen nicht bezahlen, schätzen. Wenn Sie Ihre Verluste überschätzen, sieht Ihr Unternehmenseinkommen schlechter aus, als es wirklich ist. Unterschätzung hat den umgekehrten Effekt.

Der beste Weg, um falsche Angaben zu vermeiden, besteht darin, die üblichen Rechnungslegungsgrundsätze zu befolgen. Angenommen, Sie wissen, dass jedes Quartal rund 10 Prozent der Forderungen unbezahlt bleiben. Es ist sicher, dies als Wertberichtigung für uneinbringliche Forderungen zu verwenden und dann Ihren Jahresabschluss zu korrigieren, wenn Sie sich irren. Wenn Sie stattdessen eine Wertberichtigung für uneinbringliche Forderungen in Höhe von 1 Prozent festlegen, weil Sie wissen, dass dies eine Untertreibung ist, könnten Sie Probleme bekommen, wenn Sie falsche Informationen melden.

Befolgen Sie die Anweisungen

Selbst im digitalen Zeitalter treten Abrechnungsfehler auf, weil die Leute nichts aufschreiben. Wenn Sie kleine Arbeitskosten – Kopierpapier, Autobahnmaut, Mittagessen für überarbeitete Mitarbeiter – mit Portokasse bezahlen, lohnt es sich möglicherweise nicht, diese einzelnen Rechnungen einzugeben. Im Laufe der Zeit können sie sich summieren: Nicht erfasste 10 US-Dollar pro Woche sind bis zum Jahresende eine Übertreibung von 520 US-Dollar. Oder nehmen wir an, ein Kunde gibt einen Scheck ab, wenn Sie zur Tür hinausgehen. Sie können es bei der Bank hinterlegen und vergessen, die Zahlung einzugeben, sodass Ihre Unterlagen den Kassenbestand unterschätzen.

Durch die Schulung aller Mitarbeiter zur sofortigen Aufzeichnung von Transaktionen können falsche Angaben reduziert werden. Einfache Schritte wie der Abgleich Ihres Kontoauszugs sollten mehr Fehler auffangen.

Nehmen Sie Änderungen sorgfältig vor

Jedes Mal, wenn Sie Ihre Buchhaltungsmethoden ändern, besteht die Gefahr von falschen Angaben. Angenommen, Sie starten Ihr Unternehmen mit der Bargeldabrechnung und wechseln dann zur Abgrenzungsmethode. Bei der periodengerechten Buchführung warten Sie nicht auf die Zahlung; Sie geben das Einkommen ein, sobald Sie es verdient haben. Das ändert sich nicht nur, wenn Sie Einkommen melden, sondern auch, wie Sie es in Ihren Hauptbüchern verfolgen. Es ist leicht, dass etwas schief geht.

Einige Unternehmen verwenden mehr als ein Softwaresystem, beispielsweise mit unterschiedlichen Programmen für Kreditorenbuchhaltung und Bargeld. Es ist für ein System leicht, den Überblick darüber zu verlieren, wie viel das Unternehmen schuldet, oder für das andere, den Kassenbestand zu überschätzen. Der Abgleich der Informationen in den beiden Systemen ist wichtig für die Gesundheit Ihres Unternehmens und um genaue Informationen zur Verfügung zu haben.

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