So warten Sie elektronische und Hardcopy-Ablagesysteme

Geschäfte zu machen bedeutet normalerweise, viele Datensätze anzusammeln, und ohne ein gutes Ablagesystem macht es das schiere Volumen schwierig, bestimmte Datensätze später abzurufen. Ohne zuverlässigen Zugriff auf Ihre Unterlagen kann Ihr Unternehmen driften oder sogar scheitern. Um Ihr Unternehmen effektiv zu betreiben, benötigen Sie ein gutes Ablagesystem. Das bedeutet, dass Sie von Anfang an ein intelligentes Dateiorganisationsschema sowohl für Ihre Papieraufzeichnungen als auch für Ihre digitalen Aufzeichnungen entwerfen und danach regelmäßig über Ihre Aufzeichnungen auf dem Laufenden bleiben.

Organisieren digitaler Dateien

Durch die Digitalisierung Ihrer Dateien wird das Aufzeichnen schneller, einfacher, sicherer und genauer. Jedes Unternehmen sollte digitale Kopien aller Papierunterlagen aufbewahren, es sei denn, es hat einen festen Grund, dies nicht zu tun. Um ein gutes Dateischema für Ihre elektronischen Aufzeichnungen einzurichten, verwenden Sie einen dedizierten, gesicherten Computer und planen Sie routinemäßige Backups dieses Computers – vorzugsweise an einem anderen physischen Ort – für den Fall, dass der Computer ausfällt oder Ihr gesamtes Büro durch eine Katastrophe beschädigt wird. Erstellen Sie auf dem Computer Dateiordner für alle Ihre grundlegenden Datensatztypen, z. B. Gehaltsabrechnungen, Einrichtungskosten, Steuerdokumente sowie Forderungen und Verbindlichkeiten. Verwenden Sie Unterordner, um bei Bedarf weitere Verfeinerungen zu erstellen. Machen Sie Ihr übergeordnetes Unternehmensziel zum schnellen und intuitiven Abrufen eines bestimmten Datensatzes.

Organisieren von Papierdateien

Als Erbe vergangener Geschäftspraktiken führen die meisten Unternehmen immer noch Aufzeichnungen über alles in Papierform. Manchmal hat das Originaldokument in Papierform eine einzigartige Rechtskraft, beispielsweise ein ausgeführter Mietvertrag. In jedem Fall müssen Sie ein gutes Aufzeichnungssystem für Ihre Festplatten einrichten, um unnötigen Papierkram zu vermeiden. Investieren Sie in eine Reihe von Aktenschränken und ordnen Sie sie nach den Arten der darin enthaltenen Datensätze an, halten Sie grundlegende Datensatztypen zusammen und verwenden Sie Ordner und Partitionen, um einzelne Dateien zu trennen. Lassen Sie nicht zu, dass sich verschiedene Arten von Basisdatensätzen in denselben Aktenschränken vermischen. Beschriften Sie die Schränke deutlich, damit Sie wissen, wo Sie bestimmte Unterlagen aufbewahren oder abrufen müssen. Lassen Sie viel zusätzlichen Platz in den Schränken, damit Sie Ihre Schallplatten jahrelang erweitern können, ohne Dateien oder die Schränke selbst verschieben zu müssen.

Eingehende Datensätze verarbeiten

Bleiben Sie bei der Erstellung und dem Erhalt von Unterlagen im Rahmen des Geschäftsbetriebs auf dem Laufenden, sowohl bei elektronischen als auch bei Papierunterlagen. Verarbeiten Sie neue Unterlagen so, dass Sie sofort eine digitale Version erstellen - oder drucken Sie, wenn Sie mit einer digitalen Version beginnen, bei Bedarf eine Papierkopie aus - und legen Sie die Papierkopie dann ab und arbeiten Sie von der digitalen Kopie aus, um Zeit und Ärger zu sparen. Drucken Sie aktualisierte Papierkopien von Dateien nach Bedarf. Lassen Sie keine Dateien und Ordner auf Ihrem Desktop oder auf Ihrem Schreibtisch stapeln. Bewahren Sie alles an seinem geeigneten Ort auf, wenn Sie es nicht aktiv verwenden.

Digitale Dateien pflegen

Wenn es um elektronische Aufzeichnungen geht, passen während der Startphase möglicherweise alle Ihre Dateien auf einen Computer – und Sie können der einzige Mitarbeiter sein. Der Betrieb wird jedoch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und Ihrer Gehaltsabrechnung erweitert, sodass Sie irgendwann damit rechnen können, die grundlegenden Datensatztypen auf ihre eigenen dedizierten Computer aufzuteilen. Schneiden Sie einfach die „Zweige“ Ihres Aufzeichnungsbaums ab und verschieben Sie die entsprechenden Ordner auf ihre eigenen Computer. Darüber hinaus können Sie mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mit Anpassungen und Überarbeitungen Ihrer Dateistruktur rechnen, die neue organisatorische Abteilungen erfordern. Wenn Ihre Dateien und Ordner zahlreicher werden, können Sie gelegentlich ältere Datensätze in Archivunterordnern archivieren, um die Unordnung im aktiven Ordnerbereich zu verringern. Bewahren Sie alles dort auf, wo Sie oder ein Mitarbeiter später problemlos darauf zugreifen können.

Papierakten pflegen

Wenn es um Papierakten geht, aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Aktenschränke nach Bedarf, damit alle Unterlagen einen logischen Ort haben. Entfernen Sie regelmäßig alte Dateien, die Sie wahrscheinlich aus geschäftlichen oder steuerlichen Gründen nicht mehr benötigen, und archivieren Sie sie an einem separaten Ort – entweder in Archivarchiven vor Ort oder in einem dedizierten Lagerhaus.

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