Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert eine sorgfältige Behandlung, um genaue Gehaltsschecks und die Einhaltung der Lohnsteuer sicherzustellen. Ein Arbeitgeber kann ein internes Computersystem verwenden, in dem die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware die Berechnungen durchführt, oder er kann die Aufgabe an einen Lohnbuchhaltungsdienstleister auslagern, um die Berechnungen durchzuführen. Es kann auch das manuelle System verwenden, was noch mehr Vorsicht erfordert.
Identifizierung
Manuelle Lohnabrechnung bedeutet, dass die Lohnabrechnung von Hand durchgeführt wird. Es erfordert keine Investition in Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware. In eine solche Software sind Sätze in die Programmierung eingebettet, wodurch die manuelle Berechnung der Lohnsteuern entfällt. Darüber hinaus berechnet die Software die Löhne und speichert die Gehaltsdaten der Mitarbeiter. Bei der manuellen Berechnung muss der Lohn- und Gehaltsabrechnungsbeauftragte alle Löhne und erforderlichen Abzüge manuell berechnen. Wenn die Vertreterin nicht aufpasst, kann sie Fehler machen.
Bedarf
Normalerweise ist für die manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung nur ein Taschenrechner, Blankoschecks, eine Schreibmaschine (wenn die Gehaltsschecks nicht handgeschrieben sind) und ein Briefpapier erforderlich. Der Mitarbeiter, der die Lohn- und Gehaltsabrechnung abwickelt, muss über ausreichende Kenntnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetze verfügen, um die Berechnungen durchführen zu können. Zum Beispiel muss er sich über die Lohngesetze des US-Arbeitsministeriums und die Lohnsteuergesetze des Internal Revenue Service auf dem Laufenden halten. Wenn er diese Gesetze nicht gut genug versteht, kann dies zu fehlerhaften Gehaltsschecks und zur Nichteinhaltung der Lohn- und Gehaltsgesetze führen, was zu Gebühren und Strafen führt.
Typen
Es gibt viele verschiedene Arten der manuellen Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Lohn- und Gehaltsabrechnungsbeauftragte berechnet die Stundenarbeitszeit manuell, einschließlich der Berechnung der Zeiterfassungsdaten. Sie berechnet die Gehälter manuell, einschließlich der Aufteilung des Jahresgehalts in die Anzahl der Gehaltsperioden im Jahr. Sie berechnet manuell zusätzliche Vergütungen wie Überstundenvergütung, Abfindung und rückwirkende Vergütung aufgrund von Gehaltserhöhungen.
Sie verarbeitet auch Neueinstellungen und Kündigungen manuell und berechnet die Lohnsteuer. Letzteres beinhaltet die Ermittlung des Quellenbetrags für die Bundeseinkommensteuer, die staatliche Einkommensteuer (falls zutreffend), die Sozialversicherungssteuer und die Medicare-Steuer. Sie muss gesetzliche Abzüge wie Lohnpfändungen und Kindesunterhaltsabzüge sowie freiwillige Abzüge wie Renten-, Krankheits-, Invaliditäts-, Lebens- und Zahnleistungen berechnen.
Steuerressourcen
Bei der manuellen Berechnung der Bundeseinkommensteuer sollte der Gehaltsabrechnungsvertreter immer das IRS Circular E (Employer's Tax Guide) konsultieren, das einen Arbeitgeber anweist, wie Bundeslohnsteuern einzubehalten, zu melden und zu zahlen sind. Es enthält die Bundessteuertabellen, die zur manuellen Berechnung eines Arbeitnehmereinbehalts erforderlich sind, sowie die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuersätze. Darüber hinaus muss er das Formular W-4 des Arbeitnehmers verwenden, um die Bundeseinkommensteuer zu berechnen.
Warnung
Ein Arbeitgeber sollte eine manuelle Gehaltsabrechnung nur dann durchführen, wenn die Gehaltsabrechnung klein ist, z. B. weniger als 10 Arbeiter, aufgrund der Fehleranfälligkeit im Prozess.
