Abwesenheiten von Mitarbeitern können kostspielig sein, insbesondere wenn Sie Zeitarbeitskräfte einstellen oder Überstunden an andere Mitarbeiter zahlen müssen, um eine ausreichende Personalausstattung für Ihr Unternehmen sicherzustellen. Abwesenheiten lassen sich in drei Kategorien einteilen: entschuldigt (vorab von einem Vorgesetzten genehmigt); unentschuldigt (nicht im Voraus genehmigt) und kein Fehler (diejenigen, die nicht klassifiziert sind). Entschuldigte und fehlerfreie Abwesenheiten werden im Allgemeinen als Geschäftskosten angesehen, aber die Kontrolle der Kosten durch unentschuldigte Fehlzeiten ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Das Verständnis der Gesetze in Bezug auf Fehlzeiten kann Ihrem Unternehmen helfen, die Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig rechtliche Fallstricke zu vermeiden.
Freigestellte und nicht freigestellte Mitarbeiter
Die Gesetze zur Bezahlung während der Abwesenheit gelten für befreite und nicht befreite Arbeitnehmer unterschiedlich. Die meisten Arbeitnehmer, die als nicht befreit eingestuft werden, unterliegen den Lohn- und Arbeitszeitregelungen des Fair Labor Standards Act und können für alle versäumten Arbeitszeiten angedockt werden. Befreite Mitarbeiter sind von den FLSA-Regeln ausgenommen. Die häufigsten Ausnahmen gelten für Verwaltungsangestellte, leitende Angestellte und Fachkräfte, IT-Fachkräfte und Außendienstmitarbeiter.
Wenn ein freigestellter Arbeitnehmer zu irgendeinem Zeitpunkt während der Lohnwoche gearbeitet hat, kann sein Lohn nicht gekürzt werden, ohne den Verlust seines Freistellungsstatus zu riskieren. Der Verlust des Ausnahmestatus bedeutet, dass Sie für jede Stunde, die er rückwirkend und in Zukunft über 40 gearbeitet hat, das 1 1/2-fache seines Satzes zahlen müssen. Eine schriftliche Richtlinie, die eine bestimmte Anzahl von Krankheits- oder persönlichen Tagen festlegt, ermöglicht es Ihnen jedoch, versäumte Tage auf diese Anzahl anzurechnen; Wenn der freigestellte Mitarbeiter diese Zahl überschreitet, können Sie das Gehalt kürzen und, sofern der Mitarbeiter keine anderen Kriterien erfüllt, Disziplinarmaßnahmen ergreifen.
Krankheit, Behinderung und Verletzung
Zwei weitere Bundesgesetze regeln Abwesenheiten wegen Krankheit oder Invalidität und gelten sowohl für steuerbefreite als auch für nicht steuerbefreite Arbeitnehmer. Das Gesetz über den krankheitsbedingten Familienurlaub gilt für Unternehmen, die mehr als 50 Arbeitnehmer beschäftigen; Die Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmern jährlich bis zu 12 Wochen unbezahlten, aber arbeitsplatzgeschützten Urlaub für ihre eigene schwere Krankheit gewähren oder sich um neugeborene, neu adoptierte oder kranke Familienmitglieder kümmern. Es erlaubt auch Urlaub, wenn Familienmitglieder beim Militär sind. Der Urlaub kann fortlaufend oder intermittierend genommen werden. Der Americans for Disabilities Act gilt für Unternehmen, die mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigen, und verlangt, dass Sie gegebenenfalls verlängerten Urlaub gewähren, um den Bedürfnissen eines Mitarbeiters mit einer Behinderung gerecht zu werden. Es erfordert auch, dass Sie diesen Mitarbeiter bei Einstellungen oder Beförderungen nicht aufgrund seiner Behinderung oder der Notwendigkeit einer zusätzlichen Freizeit diskriminieren. Zusätzlich zu den Bundesvorschriften gibt es in den Bundesstaaten eigene Gesetze zum Schutz von Arbeitnehmern, die aufgrund von Arbeitsunfällen Urlaub nehmen müssen.
Anwesenheitsrichtlinien
Der beste Weg, um mit Fehlzeiten umzugehen, besteht darin, eine Anwesenheitsrichtlinie zu entwickeln, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und den Gesetzen entspricht. Eine solide Anwesenheitsrichtlinie sollte alle folgenden Bereiche abdecken: Verspätung, Krankheit, persönliches Geschäft, Familien- und Krankenurlaub (einschließlich Militärurlaub) und Invaliditätsurlaub. Die Richtlinie sollte spezifisch sein. Wie schnell muss ein Mitarbeiter beispielsweise nach Schichtbeginn anrufen, wenn er krank ist, um Disziplinarmaßnahmen zu vermeiden? oder wie viel muss ein Mitarbeiter einem Vorgesetzten für eine entschuldigte Abwesenheit mitteilen? In der Politik sollte auch klar angegeben werden, was Disziplinarmaßnahmen auslöst und wie diese Disziplin voranschreiten wird. zum Beispiel löst die erste unentschuldigte Abwesenheit oder Notfallabsenz ohne Anruf eine verbale Warnung aus; die zweite eine schriftliche Verwarnung, und die dritte könnte ein Grund für die Kündigung sein. Teilen Sie die Richtlinie den Mitarbeitern schriftlich mit und schulen Sie die Vorgesetzten. Wenden Sie die Richtlinie nach ihrer Entwicklung konsequent an, um Diskriminierungsansprüche zu vermeiden.
Abwesenheiten ohne Fehler
Einige Unternehmen entwickeln eine Politik der unverschuldeten Abwesenheit. Bei diesem System wird nicht versucht, Abwesenheiten als entschuldigt oder unentschuldigt zu klassifizieren; Stattdessen wird jedem Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl arbeitsfreier Tage gewährt, die er nach Belieben nutzen kann. Progressive Disziplin wird angewendet, wenn der Mitarbeiter die Anzahl der zulässigen Abwesenheiten überschreitet. Obwohl dieses System einfach zu verwalten zu sein scheint, kann es zu Problemen beim Nachweis der Einhaltung der FMLA führen, wenn Sie nicht wissen, warum Ihre Mitarbeiter abwesend sind. Diese Art von System erfüllt möglicherweise auch nicht Ihre Geschäftsanforderungen in Einzelhandels- oder Callcenter-Situationen, in denen die Abdeckung zu bestimmten Zeiten von entscheidender Bedeutung ist.
Aufzeichnung
Die ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen ist wichtig, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Zum Beispiel können Arbeitnehmer behaupten, dass sie jahrelang in einer ungezwungenen "Vergütungszeit" gearbeitet haben, ihre eigenen Überstunden nachverfolgen und dann zusätzlichen Urlaub nehmen, um die Überstunden auszugleichen. Wenn Ihnen offizielle Zeitnachweise fehlen, können Sie dies nicht anders beweisen. Viele Lohnabrechnungssysteme können Abwesenheiten verfolgen und zwischen Abwesenheitsarten unterscheiden. Wenn Ihr Unternehmen nicht über diese Art von Option verfügt, entwickeln Sie eine andere Methode, um einzelne Abwesenheiten zu verfolgen und unternehmensweite Summen einzugeben und zu tabellieren.
