Jedes kleine Unternehmen benötigt ein Bargeldauszahlungssystem, das die Barzahlungen eines Unternehmens effizient und sicher abwickelt. Die Kreditorenbuchhaltung (A / P) ist eng mit Barauszahlungen verbunden, und die meisten Transaktionen werden über A / P abgewickelt, wenn eine Barzahlung erfolgt. Die ordnungsgemäße Dokumentation ist Teil einer effektiven Barauszahlungsfunktion, und alle Barauszahlungen müssen in den Finanzunterlagen des Unternehmens erfasst werden. Das Vorhandensein guter interner Kontrollen ist bei Barauszahlungen wichtig und trägt dazu bei, dass für legitime Transaktionen Bargeld gezahlt wird.
Kreditorenbuchhaltungsfunktion
Die A/P-Funktion ist für die Genehmigung von Zahlungen für die Kreditoren- und Kreditorentransaktionen eines Unternehmens zuständig. A/P genehmigt Transaktionen nur dann zur Zahlung, wenn Belege für die Transaktion vorhanden sind. Da A / P mit den für die Transaktionsgenehmigung erforderlichen Unterlagen übereinstimmt, wird vorzugsweise nicht die tatsächliche Zahlung an den Verkäufer oder Gläubiger erfasst, um die Zahlung betrügerischer oder ungültiger Transaktionen zu verhindern.
Transaktionsdokumentation
Die meisten Barauszahlungen sind Rechnungszahlungen. Wenn beispielsweise Inventar gekauft wird, sollte die Transaktion eine Rechnung zusammen mit einer Bestellung und einem Nachweis des Wareneingangs haben, bevor die Zahlung für die Transaktion erfolgt. Für eine Dienstleistung sollte sich die Rechnung auf einen Vertrag beziehen, in dem die Arbeitsvereinbarung zwischen den Parteien aufgeführt ist. Fehlende Unterlagen können ein Zeichen für eine unvollständige Transaktion sein, z. B. für die Nichtlieferung von Produkten oder Dienstleistungen oder für betrügerische Aktivitäten.
Transaktionsaufzeichnung
Wenn Ihr Unternehmen einen Wertgegenstand mit einem bestimmten Preis kauft oder erhält, wird dieser als Gutschrift auf einem Verbindungs- oder Geldkonto verbucht. Als Verbindlichkeiten erfasste Kredittransaktionen werden zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt. Sobald die erforderlichen Unterlagen eingegangen sind, wird die Verbindlichkeit belastet und der Zahlungsbetrag in bar gutgeschrieben. Auf die Erfassung der Transaktion in den Finanzunterlagen folgt die Erstellung eines Schecks oder einer elektronischen Zahlung an den Verkäufer.
Interne Kontrollen
Gute interne Kontrollen bei Barauszahlungen sind von entscheidender Bedeutung, um den Verlust von Bargeld zu verhindern. Im Idealfall sollten die Mitarbeiter von A / P nicht für Barauszahlungen verantwortlich sein, um die Zahlung ungültiger Transaktionen zu verhindern. Diese Aufgabentrennung kann Ihr Geldkonto schützen. Wenn Ihr Unternehmen für diese Vereinbarung zu klein ist, muss ein Mitarbeiter, der nicht an A / P beteiligt ist, Ihr Bankkonto jeden Monat abgleichen und stichprobenartig Barzahlungen durchführen, um zu bewerten, ob Barzahlungen für gültige Transaktionen gelten.
