Unternehmen verwalten im Laufe eines Jahres eine Vielzahl von Ausgaben. Einige der Ausgaben können variieren, z. B. für Versorgungsunternehmen, aber das Unternehmen übt nur eine minimale Kontrolle über sie aus und sie ändern sich nicht basierend auf dem Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Flexible Ausgaben oder diskretionäre Kosten umfassen alle Kosten, über die das Unternehmen eine wesentliche Kontrolle ausüben und die auf Grundlage des Gewinns oder Verlusts geändert werden kann, ohne den kurzfristigen Betrieb des Unternehmens zu gefährden.
Flexible Ausgaben
Flexible Ausgaben werden in der Regel als feste Beträge berechnet, die in regelmäßigen Abständen festgelegt werden, häufig auf jährlicher Basis. Häufige Beispiele für flexible Ausgaben sind Werbung, Personal und Rechtskosten. Diese Arten von Ausgaben werden häufig als Kosten bezeichnet, da es schwierig ist, einen direkten Zusammenhang zwischen den durchgeführten Aktivitäten und den finanziellen Ergebnissen nachzuweisen. Die Schwierigkeit, eine Kapitalrendite nachzuweisen, lässt solche Ausgaben für den kurzfristigen Geschäftsbetrieb unkritisch erscheinen und daher flexible Ausgaben, die das Unternehmen nach Bedarf anpassen kann.
Verwendet
Einige Unternehmen setzen flexible Ausgaben ein, um die ausgewiesenen Gewinne zu reduzieren, indem sie die Abschreibung von Vermögenswerten beschleunigen oder die Mietpreise manipulieren, wenn beispielsweise Unternehmensleiter dem Unternehmen ein Gebäude mieten, das ihm gehört. Unternehmer sollten immer Steuer- und Finanzexperten konsultieren, bevor sie versuchen, ausgewiesene Gewinne anzupassen, um zu vermeiden, dass Änderungen der Steuervorschriften verletzt werden. Unternehmen betrachten flexible Ausgaben häufig als einen Ort, an dem Kosten in mageren Perioden gesenkt werden können, entweder durch Reduzierung oder Eliminierung. Beispielsweise kann ein Unternehmen Kosten senken, indem es eine dauerhafte Personalstelle abbaut.
Berichterstattung und Budgetierung
Wie alle anderen Ausgaben müssen flexible Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen, sowohl für die Genauigkeit der Buchhaltung als auch für die Steuerberichterstattung. Die genaue Aufzeichnung flexibler Ausgaben spielt eine Rolle bei der Analyse des verfügbaren Cashflows, der beeinflussen kann, ob oder wie viel eine Bank einem Unternehmen leiht. Unternehmen können flexible Ausgaben als direktes Mittel zur Budgetierung einiger Geschäftsaktivitäten verwenden, z. B. Marketing, normalerweise im Rahmen eines Verhandlungsprozesses. Diese Ausgaben dienen auch als Referenzrahmen für die Feststellung, ob eine neue Budgetanfrage einem allgemeinen Trend früherer ausgehandelter Budgets entspricht und neue Initiativen berücksichtigt.
Überlegungen
Robert S. Kaplan, emeritierter Professor an der Harvard Business School, argumentiert in von ihm verfassten Artikeln, dass die Betrachtung von Bereichen wie Werbung und Personalwesen als reine Kosten das Thema zu stark vereinfacht. Kaplan ist der Ansicht, dass Geschäftsbereiche, die traditionell als flexible Ausgaben behandelt werden, bei ordnungsgemäßer Nachverfolgung und Verwendung von Metriken in aktivitätsbasierte Bereiche umgewandelt werden können, die minimal ausgeglichen sind und möglicherweise sogar selbst Einnahmen generieren.
