Unternehmen setzen auf eine effiziente Kommunikation von Informationen durch Fortschrittsberichte zu Projekten, Budgetberichte, Personalaktualisierungen, Verkaufsberichte und Berichte über erreichte strategische Benchmarks. Diese Berichte sollen eine Vielzahl von Personen darüber informieren, was im Unternehmen geschieht. Sie sind vorläufiger Natur und bilden häufig die Grundlage für formelle Berichte an Interessengruppen, Verwaltungsräte und Aufsichtsbehörden.
Format
Informelle Geschäftsberichte werden in der Regel in Memoform verfasst. Platzieren Sie "Memorandum" oben auf der Seite und unter diesem Titel das Datum, an das der Bericht gerichtet ist, von dem der Bericht stammt und den Gegenstand des Berichts. Das Thema kann "Täglicher Fortschrittsbericht" oder ein anderer beschreibender Titel sein. Oft ist die Überschrift durch eine horizontale Linie vom Hauptteil des Memorandums getrennt. Der Hauptteil des Berichts sollte kurz, sachlich und unter Überschriften organisiert sein, wenn er ein mehrteiliges Thema abdeckt. Alle Referenznotizen befinden sich am Ende des Memorandums unter einer anderen horizontalen Linie. Fügen Sie alle Dokumente hinzu, auf die in Ihrem Bericht verwiesen wird oder die die Übersichtlichkeit verbessern.
Informationen sammeln
Sammeln Sie die Informationen, bevor Sie sich hinsetzen, um den Bericht zu schreiben. Halten Sie alle erforderlichen Fakten und Ihre Notizen bereit, damit Sie sie überprüfen und entscheiden können, wie die Fakten am besten vermittelt werden sollen, damit Ihre Leser die gemeldete Situation voll und ganz einschätzen können. Ein informeller Bericht ist ein Informationsinstrument und kann Fragen, Anregungen und Handlungsaufforderungen enthalten. Eine kurze Reflexion darüber, was Sie sagen möchten, bevor Sie schreiben, hält den Bericht kurz und fokussiert.
Gliederung
Schreiben Sie eine Übersicht mit einer Einführung, zu behandelnden Punkten und Abschlussabschnitten. Ein informeller Bericht sollte kurz sein und nur eine kurze Erläuterung der Informationen enthalten. Verwenden Sie nach Möglichkeit Aufzählungszeichen und Grafiken oder Diagramme, wenn diese leicht zu verstehen sind. Beachten Sie die Bedürfnisse der Leser Ihres Berichts und beschränken Sie den Umfang des Berichts auf diese Informationsanforderungen.
Schreiben
In der Einleitung werden Zweck und Umfang des Berichts genannt. Markieren Sie jeden Informationspunkt deutlich mit einer Überschrift oder einem Aufzählungspunkt und halten Sie den Text auf ein oder zwei kurze Absätze. Geben Sie nur die Fakten ohne redaktionelle Kommentare an. Der Abschlussabschnitt ist der richtige Ort für Bewertungen, Vorschläge für weitere Maßnahmen und Fragen. Halten Sie sich beim Schreiben des Berichts von ihm fern, es sei denn, Sie müssen eine Analyse oder Ihre eigene Meinung abgeben.
