Erfolgreiche Kleinunternehmer führen häufig einen zweiten, dritten oder sogar vierten Satz von Debitorenaufzeichnungen. Auf den ersten Blick mag es wie viel Mehrarbeit erscheinen, subsidiäre Forderungskonten anzulegen und zu pflegen. Laut Rick Norris, Wirtschaftsprüfer in Los Angeles, sind die Vorteile die Mühe wert. Das Führen von Tochterforderungskonten hilft bei der Verfolgung überfälliger Schulden, der Kategorisierung des Gewinns basierend auf dem Projekt, der Verhinderung von Mitarbeiterbetrug und dem Aufbau einer profitablen demografischen Gruppe.
Erläuterung
Ein untergeordnetes Debitorenbuch – oder Konto – ist im Grunde eine Liste von Kunden, die bei Ihrem Unternehmen Schulden haben. Buchhalter verwenden sie, um einen detaillierteren Bericht über das Guthaben zu erstellen, das Ihr Unternehmen den Kunden gewährt. Die Gesamtsumme des Debitorenbuchs Ihrer Tochtergesellschaft sollte der Ihrer Debitorenbilanzen entsprechen. Norris führte das Beispiel an: "Wenn Sie drei Kunden haben, die Ihnen 500 US-Dollar, 1.000 US-Dollar auf Ihrem Tochterkonto und 1.500 US-Dollar schulden, sollte Ihre gesamte Forderung 3.000 US-Dollar ausweisen."
Zweck
Der Hauptzweck von Nebenbüchern besteht darin, die Zahlungen der Kunden zu verfolgen und Fälle von Überzahlungen und anderen Buchhaltungsfehlern zu vermeiden. "Der Teufel steckt im Detail", sagte Norris. "Wenn die Firmeninhaberin nicht über die Bilanz hinausschaut, würde sie nie erfahren, dass ein Kunde zu viel bezahlt hat." In Ihren Debitorenberichten werden möglicherweise 3.000 US-Dollar angezeigt, in Ihrem Nebenbuch jedoch "3.000 US-Dollar + 500 bis 500 US-Dollar", von denen Sie sonst nicht gewusst hätten, dass eine Überzahlung vorliegt.
Betrug
Debitorenbücher von Tochterunternehmen sind ebenfalls ein wesentliches Instrument zur Aufdeckung von internem Betrug und Unterschlagung. Einige gängige Betrugsmaschen bei Forderungen, die durch die Verwendung von Nebenbüchern verhindert werden, umfassen Überschneidungen, fiktive Forderungen, die durch gefälschte Verkäufe ausgeglichen werden, Kredite gegen Forderungen unter Verwendung von Konten als Sicherheiten und das Buchen der Zahlung eines Kunden auf das Konto eines anderen Kunden, um Diebstahl zu verschleiern. "Die internen Kontrollen eines Unternehmens müssen implementiert werden, um solche Praktiken zu verhindern oder aufzudecken", erklärte Norris. "Dazu gehört die ordnungsgemäße Verwendung und Überprüfung von Nebenbüchern."
Projektmanagement
Kleinunternehmer verwenden auch Nebenforderungen, um Konten nach bestimmten Projekten zu verwalten. „Ich habe Musikkunden, die Musik für verschiedene Sendungen schreiben“, bemerkte Norris, „Ihre Debitorenbuchhaltung ist nicht nur nach Kunden aufgeteilt, sondern auch nach den Shows, für die Kunden sie mit der Komposition von Musik beauftragen. In solchen Fällen kann das Unternehmen verfolgen, welche Kunden schulden ihnen Geld und für welchen Job. "
Alternde Nebenbücher
Alternde Tochterkonten sind eine Buchhaltungsmethode, die von Unternehmen verwendet wird, um die Zuverlässigkeit der Kunden zu messen und ausgefallene Konten zu verfolgen. Der Alterungsbericht zeigt, wie lange Kunden Ihnen Geld geschuldet haben, wie viel und wer überfällig ist. „Die Nebenbücher und die Alterung der Debitorenbuchhaltung sind entscheidend für das ordnungsgemäße Forderungsmanagement eines Unternehmens“, kommentierte Norris. „Wenn Sie keine Nebenbücher haben, können Sie nicht genau wissen, welcher Kunde mit der Zahlung im Rückstand ist.“ Wenn Sie beispielsweise Ihre Tochterforderungen altern, können Sie die Forderungsbeträge ermitteln, die älter als 30, 60 oder 90 Tage sind.
Andere Vorteile
Eine andere Verwendung für Nebenforderungen besteht darin, einen günstigeren demografischen und Zielverbraucher zu etablieren. "Sobald Sie die Kontrolle über Ihr Nebenbuch haben", sagte Norris, "kann die heutige Buchhaltungssoftware wichtige Informationen liefern, die Sie bei Ihrer Unternehmensführung unterstützen." Nebenbücher werden verwendet, um zu bestimmen, welche geografische Region aktueller zahlt, welche Altersgruppe bei Überweisungen am zuverlässigsten ist oder welche Branche, mit der Sie sich befassen, den größten Teil Ihres Cashflows generiert.
