Die Leistungsfähigkeit der Methode der doppelten Buchführung beruht auf ihrer Selbstprüfung, was zu der Gewissheit führt, dass die Finanzaufzeichnungen eines Unternehmens vollständig und genau sind. Der Probesaldo ist ein Buchhaltungsbericht, der jetzt weniger wichtig ist, da die Computer-Buchhaltungssoftware das Verfahren der doppelten Eingabe internalisiert, eine einzelne Aufzeichnung einer Transaktion erfordert und somit Transkriptionsfehler zwischen Lastschrift- und Gutschriftbuchungen einer Transaktion beseitigt.
Der Probesaldo hat jedoch immer noch einen Platz, wenn ein Buchhalter oder Buchhalter den Zustand eines Generals anzeigen möchte, bevor er Fehlerkorrekturen, sogenannte Anpassungen, vornimmt, die erforderlich sind, wenn ein Probesaldo nicht ausgeglichen wird. Unabhängig davon, ob Sie manuelle oder computerbasierte Buchhaltungssysteme verwenden, dient der unbereinigte Probesaldo als leistungsstarkes internes Dokument zur Wahrung der Genauigkeit der Konten eines Unternehmens.
Aufbau eines unbereinigten Trial Balance Reports
In seiner einfachsten Form besteht der Testguthabenbericht im Wesentlichen aus drei Spalten: dem Kontonamen sowie den Debit- und Kreditbeträgen für jedes Konto. Konten sind von Natur aus entweder Debit- oder Kreditkonten, daher enthält die entsprechende Spalte im Allgemeinen nur Daten. Die andere Spalte hat den Wert Null. Die Summen der Soll- und Habenbeträge für alle Konten müssen gleich sein, um die Richtigkeit der Daten im Hauptbuch zu bestätigen, und ein Probesaldo wird nicht ausgeglichen, wenn eine Transaktion sowohl auf einem einzelnen Soll- als auch auf einem Habenkonto nicht korrekt erfasst wird. Das Erstellen eines Probebilanzberichts, bevor Korrekturen vorgenommen werden, wird als unbereinigte Probebilanz bezeichnet. Wenn es fehlerfrei ist oder wenn später Korrekturen an Konten vorgenommen werden, um das Gleichgewicht herzustellen, wird ein nachfolgender Bericht als angepasstes Testguthaben bezeichnet.
Welche Konten haben am ehesten Sollsalden?
Typischerweise weisen Konten wie Ausgaben, Verluste, Vermögenswerte, Bargeld und das Ziehungskonto des Eigentümers Sollsalden auf. Dies sind Konten, deren Werte bei Sollbuchungen steigen, während sie bei Habenbuchungen sinken. Ebenso weisen Konten wie Verkäufe, Veräußerungsgewinne, Verbindlichkeiten und Eigenkapital Guthaben auf. Ihre Guthaben erhöhen sich, wenn sie gutgeschrieben werden, und sie verringern sich mit den Belastungen.
Alle Transaktionen erstellen sowohl eine Soll- als auch eine Habenbuchung, auch wenn Sie die Transaktion nur einmal in einer Buchhaltungsanwendung erfassen, die das Format der doppelten Erfassung in der Software erstellt. Zum Beispiel würde ein Unternehmen, das ein Bankdarlehen in Höhe von 5.000 USD erhält, sein Geldkonto belasten und den Wert dieses Kontos um 5.000 USD erhöhen, während gleichzeitig sein Schuldverschreibungskonto um denselben Betrag gutgeschrieben wird, da sich der Betrag seiner ausstehenden Darlehen erhöht hat.
Was ist ein Beispiel für einen Transkriptionsfehler?
Betrachten Sie das Bankdarlehen in Höhe von 5.000 USD aus der Perspektive des Probesaldos. Wenn sowohl Lastschrift- als auch Gutschriftbuchungen übereinstimmen, ist diese Transaktion ausgeglichen und hat keine negativen Auswirkungen auf einen Probesaldo des Hauptbuchs. Stellen Sie sich jedoch ein Unternehmen vor, das ein manuelles Buchhaltungssystem verwendet, und die Darlehensbuchung wurde dem Geldkonto mit 5.000 USD belastet, dem Konto für Schuldverschreibungen jedoch mit 500 USD gutgeschrieben. Für das Hauptbuch einschließlich dieser Konten wird ein Probesaldo nicht ausgeglichen, wenn dies nicht gelöst wird. Da die Summen von Belastungen und Gutschriften auf dem Testsaldobericht leicht verglichen werden können, würde der unbereinigte Testsaldo eine Differenz von 4.500 USD zwischen Belastungen und Gutschriften aufweisen. Die fehlende Null ist ein Beispiel für einen Transkriptionsfehler, der in einem Trial-Saldo-Bericht aufgedeckt wurde.
Fehler, die durch ein nicht angepasstes Testguthaben aufgedeckt wurden
Obwohl die nicht angepasste Testbilanz sehr effektiv ist, um einige Arten von Fehlern aufzudecken, kann sie nicht jeden Fehler genau bestimmen, und tatsächlich gibt es einige Arten von Fehlern, die von der Testbilanz nicht erkannt werden können. Wenn das Hauptbuch beispielsweise um 0,80 $ ausgefallen ist, welchen Prozess würden Sie verwenden, um den Fehler zu finden? Es gibt eine Reihe von Schritten, die Sie ausführen können, wobei die Komplexität zunimmt. Das erste, was Sie berücksichtigen müssen, ist das Ausmaß des Ungleichgewichts. Eine Zahl wie 0,80 $ könnte einfach die Cent von einem Eintrag weglassen. Logischerweise könnten Sie dann die Transaktionen aus den Lastschriften oder Gutschriften, je nachdem, was als 80 Cent höher angezeigt wird, nach einem Betrag suchen, der auf 0,80 $ endet, und den entsprechenden Eintrag auf dem anderen Konto überprüfen.
Der Unterschied von 80 Cent kann jedoch kumulativ oder zufällig sein, was Ihre Suche erschwert. Zu den allgemeinen Schritten zum Auffinden von Fehlern in Testbilanzen gehören:
- Falsches Hinzufügen der Testbilanzspalten: Wird einfach durch erneutes Überprüfen der Addition gefunden.
- Fehlen eines Sachkontos: Vergleichen Sie den Ungleichgewichtsbetrag mit den Kontoeinträgen in der Spalte mit dem höheren Wert, um das Konto zu finden, das in der Spalte mit dem niedrigeren Wert fehlt.
- Eingabe eines Kontos in der falschen Ledger-Spalte: Teilen Sie den Ungleichgewichtsbetrag durch 2 und suchen Sie nach Kontensalden für diesen Betrag.
- Dividieren Sie den Ungleichgewichtsbetrag durch 9: Wenn das Ungleichgewicht gleichmäßig durch 9 teilbar ist, liegt wahrscheinlich eine Transposition (Vertauschen der Ziffern) oder Transpositionierung (falsches Setzen eines Dezimalpunkts) vor, die den Fehler verursacht.
Wenn weiterhin Fehler bestehen, müssen Sie die einzelnen Konten durchsuchen, die im Testsaldo enthalten sind.
Warnung
Einige Fehler werden durch einen Testsaldo nicht aufgedeckt, darunter Fehler wie ausgelassene Transaktionen oder Fehler, die falsch, aber identisch in zwei Konten erfasst werden. Ein unausgeglichenes Testguthaben weist definitiv auf Fehler hin, während ein ausgeglichenes Testguthaben fehlerfrei sein kann oder nicht.
