Der regelmäßige Abgleich von Hauptbuchkonten ist für die Führung korrekter Geschäftsaufzeichnungen unerlässlich und wichtig für die interne Kontrolle des Unternehmens. Der Zweck der Abstimmung besteht darin, Hauptbuchkonten zu identifizieren, die wesentliche Fehler enthalten, die Fehler zu erläutern und Journalbuchungen anzupassen. Der Dollarwert der wesentlichen Fehler eines Unternehmens hängt von den Einnahmen des Unternehmens und den normalen Transaktionsniveaus ab. Ein Unternehmen kann bestimmte Hauptbuchkonten basierend auf dem wahrgenommenen Risikoniveau abgleichen, dass das Konto einen Fehler enthalten könnte. Dieses Risiko hängt von der Anzahl der Transaktionen auf dem Konto sowie der Komplexität der Transaktionen ab.
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Überprüfen Sie die seit der vorherigen Abstimmung vorgenommenen Korrekturbuchungen. Überprüfen Sie die Richtigkeit des Dollarbetrags des Eintrags und der betroffenen Konten. Überprüfen Sie die Dokumentation, um die Eingabe zu unterstützen, z. B. eine überarbeitete Rechnung für erbrachte Dienstleistungen oder einen Kaufvertrag für den Kauf eines Fahrzeugs.
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Bereiten Sie eine Liste ungewöhnlicher Transaktionen und Transaktionen vor, für die keine Belege für die abzustimmenden Hauptbuchkonten vorliegen. Beachten Sie, dass eine ungewöhnliche Transaktion möglicherweise unterstützende Unterlagen enthält, für das Unternehmen jedoch als ungerade angesehen wird. Wenn beispielsweise eine Bäckerei einen Computer gekauft hat und die Rechnung dem Journaleintrag beigefügt ist, die Bäckerei jedoch keinen Computer im Geschäft hat, kann die Frage gestellt werden, wo sich der Computer befindet. Der Besitzer hat den Computer möglicherweise zu Hause, noch im Karton, und wartet darauf, dass ein Techniker ihn für eine einfachere Auftragsverfolgung einrichtet. Andererseits hat der Bäckereibesitzer möglicherweise den Computer für seinen Sohn nach Hause gebracht, um ihn am College zu verwenden, und Geschäftsmittel verwendet, um den Computer zu bezahlen.
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Überprüfen Sie das Hauptbuch auf Fehlbuchungen. Jeder macht Fehler; es ist möglich, dass ein Mitarbeiter eine gültige Transaktion auf das falsche Konto gebucht hat. Buchungsfehler können im Gesamtbild der Finanzlage eines Unternehmens gering sein, aber es ist immer eine vernünftige Geschäftsidee, die Finanzen so genau wie möglich darzustellen. Ein regelmäßig durchgeführter Hauptbuchabgleich ermöglicht es, die Fehler zu beheben, bevor die Fehler schwerer einzugrenzen sind.
