Die Personalplanung wird oft übersehen, insbesondere in den frühen Phasen eines Unternehmens, wenn der Fokus ausschließlich auf der Rentabilität und dem Nachweis des Geschäftsmodells liegt. Es kommt jedoch eine Zeit, in der Planung eine absolute Notwendigkeit ist. Dies schützt das Unternehmen nicht nur vor schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen, sondern schafft auch einen reibungslosen Prozess für die Mitarbeiterführung, der sowohl effizient als auch effektiv ist. Das HR-Team stimmt sich häufig mit der Gehaltsabrechnung ab, um den Papierkram zu verwalten und sicherzustellen, dass jeder ordnungsgemäß in das Unternehmen und die Unternehmensprogramme aufgenommen wird und gleichzeitig pünktlich bezahlt wird.
Die Personalabteilung hat in den meisten Unternehmen eine wichtige Funktion. Jedes Unternehmen, das auf mehrere Mitarbeiter angewiesen ist, um zu funktionieren, profitiert von der Personalplanung. Die Personalabteilung wird nicht nur zu einem Instrument zur Einhaltung von Gesetzen, sondern arbeitet auch strategisch mit dem Unternehmen zusammen, um Wachstum, Mitarbeiterprobleme, Schulungen und eine Reihe von organisatorischen Aufgaben zu verwalten, die lediglich einen HR-Spezialansatz erfordern.
Warum ist Personalplanung wichtig?
Die Personalplanung besteht aus mehreren Elementen, die alle gleich wichtig sind. Die erste ist die eigentliche Personalplanung. Selbst in einem kleinen Unternehmen sind spezialisierte Fähigkeiten nicht immer leicht zu finden, und die Planung für eine wachsende Belegschaft ist von entscheidender Bedeutung. Auch die Planung eines Personalabbaus ist intensiv und erfordert strategisches Denken, um befristete oder dauerhafte Entlassungen zu bewältigen. Die rechtliche Planung und der Prozessaufbau dienen dazu, das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen für die Diskriminierung von Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu schützen. Die Personalabteilung ist für die Schulung und Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die Unternehmenspolitik verantwortlich, kümmert sich um rechtliche Aspekte des Mitarbeiterverhältnisses wie die Arbeitnehmervergütung und kommuniziert mit allen Abteilungen des Unternehmens. Die Personalabteilung fungiert auch als Brücke zwischen Mitarbeitern und Gehaltsabrechnung, indem sichergestellt wird, dass Verträge ausgeführt und eingehalten werden. Eine effektive Planung in der Personalabteilung ermöglicht es den Managern, sich auf das Erreichen von Zielen zu konzentrieren, die für die Steigerung des Umsatzes verantwortlich sind, anstatt Zeit mit administrativen Problemen und Mitarbeiterpapieren zu verbringen.
Bei all der erforderlichen Planung fragen Sie sich vielleicht, wer eigentlich verantwortlich ist und was in die Personalplanung einfließt. Die Anzahl der Mitarbeiter in der Personalabteilung hängt letztendlich von der Unternehmensgröße ab. Ein kleines Unternehmen mit 5 bis 10 Mitarbeitern verfügt möglicherweise über einen einzelnen Personaladministrator, während ein großes Unternehmen mit tausend Mitarbeitern über zwanzig oder mehr Mitarbeiter verfügt. Es hängt alles vom Unternehmen und seinen Bedürfnissen ab. In einem Unternehmen mit einem hohen saisonalen Einstellungsbedarf sind möglicherweise mehr Personalmitarbeiter angestellt, um die intensiven Schulungen und Formalitäten zu erledigen, die für ein regelmäßiges Einsteigen erforderlich sind. Ein Unternehmen mit sehr stabilem Personal und geringem Umsatz benötigt eine kleinere Personalabteilung. Human Resources Management wird an vielen Institutionen als Studiengang angeboten und bereitet den Weg für eine Karriere im Bereich HR. Zahlreiche Zertifizierungsprogramme stehen auch zur Qualifizierung von Personen aus anderen Bereichen zur Verfügung. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter mit Verwaltungs- und Managementerfahrung den Übergang in die Personalabteilung vollziehen. Sie können dies durch Zertifizierungstrainingsprogramme tun. Die Zertifizierungskurse öffnen die Tür für Mitarbeiter mit Bachelor-Abschlüssen in verwandten Bereichen, aber nicht mit einem speziellen Human Resources-Abschluss. Die Erfahrung aus einem BWL-Abschluss lässt sich beispielsweise gut mit einem HR-Zertifikat kombinieren. Um die Ebene der Personalmanager zu erreichen, arbeiten die Mitarbeiter häufig drei bis fünf Jahre in der Personalabteilung.
Wachstumsplanung
Das Unternehmen kann durch eine schnelle Skalierung der Belegschaft Renditen erzielen. Wenn ein Plan vorhanden ist, kann das Unternehmen auf größere Aufträge bieten und effektiv wachsen, ohne unterbesetzt zu sein. Der Planungsaspekt gilt für die Hinzufügung von Festangestellten, Zeitarbeitskräften und Vertragsarbeitern. Eine vorübergehende Wachstumschance erfordert oft Saison- oder Vertragsarbeit, um einen Zyklus von Einstellungen und Entlassungen zu vermeiden. Die Planung, diese Erwartungen zu erfüllen, fällt auf die Humanressourcen.
Wenn ein Unternehmen schnell wachsen oder eine große Saisonarbeitskraft hinzufügen muss, müssen die Personalabteilungen die Einstellung planen und die Rekrutierung verwalten. Rekrutierungsmessen, Werbung und andere Rekrutierungsveranstaltungen sind maßgeblich dafür verantwortlich, die Belegschaft zu lokalisieren und in Arbeitsplätze zu bringen, während die Unternehmensrichtlinien und -verfahren eingehalten werden. Ein großer Einzelhändler kann Tausende von Mitarbeitern für die Ferienzeit für befristete Arbeitsvereinbarungen einstellen. Obwohl die Personalabteilung nur vorübergehend ist, ist sie weiterhin dafür verantwortlich, jeden Mitarbeiter über Unternehmensrichtlinien, Richtlinien zur Arbeitssicherheit und deren Rolle im Unternehmen zu informieren. Dies geschieht häufig in Form eines Vertrags, bei dem sich der Mitarbeiter nach Erhalt der Schulung abmeldet und sich bereit erklärt, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten. Dies macht den Mitarbeiter für seine Handlungen bei der Arbeit verantwortlich und schützt das Unternehmen vor rechtlichen Schritten, wenn er diese nicht einhält. Dies ist besonders wichtig, wenn eine große Anzahl neuer Personen gleichzeitig den Arbeitsplatz betritt. Die Personalplanung und -schulung hilft den neuen Mitarbeitern nicht nur, ihre Rollen und Regeln zu verstehen, sondern reduziert auch das Chaos und führt alle in Position, damit sie mit der Arbeit und der Ausführung ihrer täglichen Aufgaben beginnen können.
Wachstumsplanung ist in vielen Fällen auch eine Voraussetzung für den Erhalt von Verträgen. Regierungsverträge sind ein häufiges Beispiel, bei dem das Unternehmen nachweisen muss, dass es Zugang zu den für den Abschluss eines Vertrags erforderlichen Arbeitskräften hat. Jedes groß angelegte, vertragsbasierte Geschäft ist ein Kandidat für eine solche Personalplanung. Wenn Sie nicht nachweisen können, dass Sie auf qualifizierte Arbeitskräfte zugreifen und diese einstellen können, wird das Unternehmen möglicherweise von der Vertragslaufzeit ausgeschlossen.
Herunterskalieren
Wenn man darüber nachdenkt, was es mit der Personalplanung auf sich hat, denkt man nicht immer daran, Mitarbeiter zu verkleinern und zu entlassen. Dies ist jedoch ein kritischer Aspekt der Planung. Ein Unternehmen kann einen wichtigen Kunden oder ein wichtiges Konto verlieren, was zu einer größeren Belegschaft als nötig führt. Dies kann ein Unternehmen finanziell kentern und eine Verkleinerung wird zu einer unglücklichen Notwendigkeit. Die Entlassung von Mitarbeitern kann vorübergehend oder dauerhaft erfolgen. Entlassungen haben einige rechtliche Konsequenzen, wenn sie unsachgemäß behandelt werden, und die Personalabteilung muss sicherstellen, dass jede Entlassung gerechtfertigt und ordnungsgemäß behandelt wird. Sie müssen den Mitarbeiterpool durcharbeiten und anhand der Eingaben des Managements bestimmen, wer das Unternehmen verlassen muss. Die Festlegung von Entlassungen basiert auf dem Dienstalter, dem unmittelbaren Bedarf und der finanziellen Ressourcenplanung. Einige Mitarbeiter benötigen Abfindungspakete und eine Benachrichtigung und Anleitung zum Anspruch auf Arbeitslosenunterstützung. Abfindungsverträge werden von der Rechtsabteilung und der Personalabteilung erstellt. Während der Ankündigung der Entlassung von Einzelpersonen oder Gruppen ist häufig ein Personalleiter anwesend, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß gehandhabt wird.
Die Planung während eines Entlassungsprozesses ist nicht nur für das Unternehmen umsichtig, sondern stellt auch sicher, dass die Mitarbeiter die größtmögliche Kündigungsfrist, Zugang zu Arbeitslosengeld und eine echte Fähigkeit haben, ihr Leben bei der Suche nach neuer Arbeit voranzutreiben. Sie sollten auch verstehen, warum die Entlassungen passiert sind, damit sie nicht lahm auf ihren Schultern sind. Manchmal geht das Geschäft einfach in die falsche Richtung. Um diese schwierige Botschaft effektiv zu kommunizieren, ist ein hervorragendes Personal-Team erforderlich, das den Prozess wirklich versteht.
Produktivität und Mitarbeiter-Wellness
Die Produktivität am Arbeitsplatz wird von Managern und Abteilungsleitern gemessen. Die Personalplanung kann jedoch die Produktivität durch Wellnessprogramme und -initiativen der Mitarbeiter beeinflussen, die einen gesunden und glücklichen Arbeitsplatz schaffen, an dem der Einzelne über die Energie und die positiven Einstellungen verfügt, die für den Erfolg erforderlich sind.
Jeder Arbeitsplatz ist anders, aber die Personalabteilungen planen sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die gesetzlich vorgeschriebene Mindestanzahl an Pausen haben. Darüber hinaus können sie Incentive-Programme, Gesundheitsprogramme, Ermäßigungen für die Mitgliedschaft im Fitnessstudio und allgemeine Wellness-Programme einführen, um einen gesunden und produktiven Arbeitsplatz zu schaffen. Sogar die Anordnung der Möbel, die Einführung von Pflanzen in ein Büro und die Änderung der Beleuchtung können einen großen Einfluss auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter haben. Die Messung der Produktivität vor und nach der Implementierung jedes Programms kann eine Steigerung der Leistung nachweisen. Der Aufbau eines gesunden Arbeitsplatzes verkürzt auch die Krankheitstage und verbessert die langfristigen Fähigkeiten jedes Mitarbeiters. Die Personalplanung hinter Wellness- und Produktivitätsprogrammen kann langfristig das Endergebnis steigern und gleichzeitig die Arbeitsmoral verbessern.
HR fungiert auch als Kommunikationsinstrument mit den Mitarbeitern. Sie können Mitarbeiter befragen und gleichzeitig sicherstellen, dass keine Auswirkungen auf unerwünschte Antworten auftreten. Die Fähigkeit, ehrliches Mitarbeiterfeedback zu sammeln, fungiert als Schlüsselkennung für Schwachstellen im Unternehmen. Die Personalabteilung kann im Wesentlichen versteckte Probleme aufdecken, die die Mitarbeiter sonst nicht gerne lösen. Der Umfrageprozess kann einen großen positiven Einfluss auf ein erfolgreicheres Unternehmen haben.
Neben dem grundlegenden Wohlbefinden und der Schaffung eines positiven Arbeitsplatzes ist die Personalabteilung für die Behandlung der psychischen Gesundheit verantwortlich. Sie sind eine neutrale Quelle und Erfahrungsberichte über Belästigung und Fehlverhalten am Arbeitsplatz. Dieses Outlet ist wichtig, um einen sicheren Arbeitsplatz für alle zu schaffen. Wenn sich ein Trend zu Belästigung oder Fehlverhalten entwickelt, ist die Abteilung dafür verantwortlich, eine Vorgehensweise zur Lösung des Problems zu planen. Wenn sie die erforderliche Planung zum Erstellen eines Mitarbeiterhandbuchs mit Richtlinien durchgeführt haben, die jeder Mitarbeiter gelernt und in einem Vertrag unterzeichnet hat, ist das Ergreifen von Maßnahmen aus rechtlicher und logischer Sicht leicht zu rechtfertigen. Um Konflikte zu bewältigen und Konfliktlösungen zu üben, muss jedoch eine Vorausplanung durchgeführt werden, um klare Grenzen zu definieren und eine umsetzbare Roadmap zu erstellen, um diese Situationen effektiv zu bewältigen.
Rechtliche Planung
Der übergeordnete Zweck des Personalwesens besteht darin, ein System von Checks and Balances am Arbeitsplatz zu schaffen. Die Personalabteilung soll die Interessen jedes Mitarbeiters gleichermaßen vertreten. Das bedeutet, dass der CEO aus personeller Sicht denselben Standards wie die Praktikanten verpflichtet ist. Um alle für ihr Verhalten verantwortlich zu machen, muss die Abteilung alle schulen und klare Richtlinien aufstellen. Dies schafft einen rechtlichen Präzedenzfall im Unternehmen mit dem Ziel, es zu einem sicheren und komfortablen Arbeitsplatz zu machen. Wesentlicher Aspekt der Rechtsplanung sind das Mitarbeiterhandbuch und die Unternehmenspolitik. Während diese Dokumente während des Einstellungsprozesses oft als etwas erscheinen, durch das man sich beeilen muss, sind sie sehr wichtig und können als rechtlicher Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter fungieren. Sie schützen das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen, wenn das Unternehmen Protokolle befolgt und Verstöße rügt, und sie schützen den Mitarbeiter auch vor Belästigung und Misshandlung am Arbeitsplatz.
Risikomanagement
Im weiteren Sinne dient das Personalmanagement dazu, Risiken zu managen und zu mindern. Die Planungsprozesse schaffen ein sicheres Arbeitsumfeld, das den gesetzlichen Standards entspricht und gleichzeitig ein gesundes Umfeld schafft. Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, an einem Arbeitsplatz für Chancengleichheit zu gedeihen. Es begrenzt auch die gesetzliche Haftung für das Unternehmen, die weit mehr tut, als nur das Unternehmen zu schützen. Ein großer Anzug hat das Potenzial, ein Unternehmen zu schließen und die Arbeitsplätze für alle zu entfernen, auch für diejenigen, die nicht beteiligt sind. Das Risikomanagement durch die Personalabteilung stellt sicher, dass das Unternehmen Vorwürfen standhält, da es einem strengen Personalverfahren folgt und die Arbeitnehmer ebenso schützt wie das Unternehmen selbst.
